Încă nu ai un sistem de procurement/procure-to-pay? Expert Procurement RO e-Factura, soluția Expert Software pentru digitalizarea procesului de achiziții

Compania românească Expert Software a dezvoltat platforma Expert Procurement RO e-Factura, al cărei rol este de a automatiza procesele de validare, aprobare, plată și înregistrare a facturilor de intrare din sistemul ANAF RO e-Factura. Platforma, o variantă simplificată a soluției complete Expert Procurement, este un instrument de care au nevoie companiile ce nu au implementat încă un sistem de procurement/procure-to-pay și care își doresc o soluție intuitivă, cu integrare nativă în sistemul ANAF RO e-Factura. Astfel, acestea își vor putea automatiza procesele de validare, aprobare și plată a facturilor primite prin ANAF RO e-Factura, având ca rezultat accelerarea și controlul fluxului de lucru, creșterea productivității și îmbunătățirea relațiilor cu furnizorii.

Sistemul procure-to-pay, indispensabil companiilor din toate industriile

Modificările legislative recente din România au impus schimbări importante în modul de gestionare a facturilor de intrare pentru companii. Până la 1 iulie 2024, acestea erau colectate din diverse surse (cum ar fi e-mail sau poștă) și transmise departamentului financiar-contabil pentru aprobare și plată. Odată cu obligativitatea utilizării sistemului național RO e-Factura, facturile trebuie preluate exclusiv prin sistemul ANAF, iar înregistrarea contabilă este permisă doar pentru cele transferate electronic. În prezent, originalul facturii de achiziție este fișierul XML semnat electronic de Ministerul de Finanțe, fișier ce trebuie integrat corect în sistemele interne, pentru evitarea sancțiunilor. În acest context, un sistem eficient care să preia, să valideze, să aprobe și să înregistreze în contabilitate aceste documente este necesar companiilor din toate industriile. Aici intervine soluția Expert Procurement RO e-Factura, care permite conformarea la noile cerințe legislative și optimizarea fluxului de lucru financiar, oferind astfel avantaje competitive semnificative companiilor ce adoptă acest sistem.

Ce oferă platforma Expert Procurement RO e-Factura?

Multe companii întâmpină dificultăți în gestionarea documentelor financiare, respectarea termenelor de plată și verificarea conformității facturilor. În lipsa unui sistem bine pus la punct, pot apărea întârzieri ale înregistrării și plății facturilor, precum și diferite erori, care se pot traduce inclusiv prin pierderi financiare. Pentru evitarea acestor probleme, platforma Expert Procurement RO e-Factura oferă un set de funcții esențiale:

1. Managementul furnizorilor. Sistemul permite clasificarea furnizorilor pe categorii de produse/servicii, alocarea responsabililor interni și sincronizarea automată cu bazele de date ANAF pentru verificarea statusului fiscal al furnizorilor.
2. Captarea automată a facturilor. Facturile de intrare sunt preluate fie prin integrarea cu Expert Supplier RO e-Factura, fie din aplicațiile existente conectate la sistemul ANAF, iar datele sunt extrase automat din fișierul XML.
3. Validarea documentelor. Facturile sunt verificate pentru conformitate și se asociază automat cu documente justificative. Pot fi adăugate, de asemenea, atașamente suplimentare, iar duplicarea facturilor este prevenită prin detecția automată a erorilor.
4. Aprobarea facturilor. Un motor de workflow direcționează automat documentele către factorii de decizie, pe care îi notifică prin e-mail. Sistemul permite delegarea responsabilităților și trasabilitatea completă a acțiunilor utilizatorilor.
5. Înregistrarea contabilă. Facturile aprobate sunt sincronizate cu sistemul ERP al companiei (Charisma, SAP, Oracle Financials, Priority ERP etc.), fie prin actualizarea statusului, fie prin înregistrarea detaliilor contabile.
6. Plata facturilor. Integrările cu sistemele bancare permit automatizarea plăților, generând fișiere conforme pentru importul în platformele de online banking ale băncilor partenere.

Avantajele cheie ale Expert Procurement RO e-Factura

Expert Procurement RO e-Factura este o soluție ușor de implementat, optimizată pentru cerințele fiscale românești. Iată beneficiile pe care le aduce această platformă:

• Accesibilitate și securitate. Companiile pot gestiona sigur și eficient procesele de achiziții, de pe orice browser web.
• Conformitate fiscală garantată. Soluția Expert Procurement RO e-Factura asigură conformitatea fiscală prin integrarea nativă cu ANAF RO e-Factura. În acest mod, toate tranzacțiile sunt înregistrate și raportate corect, astfel fiind eliminat riscul penalităților asociate neconformării față de cerințele legale actuale.
• Gestionarea eficientă a relației cu furnizorii. Prin controlul total asupra procesului de aprobare a plații facturilor, soluția Expert Procurement RO e-Factura ajută la optimizarea și eficientizarea relației cu furnizorii.
• Reducerea timpului de procesare. Fluxurile de aprobare și validare sunt automatizate complet, ceea ce reduce semnificativ timpul alocat procesării documentelor.
• Scalabilitate. Sistemul Expert Procurement RO e-Factura poate fi extins spre o soluție completă de gestionare a procesului de achiziții, cum este Expert Procurement. Ce înseamnă acest lucru pentru companii? Ele pot începe cu o soluție de bază, pe care o pot extinde ulterior pentru a acoperi nevoi mai complexe – le detaliem în rândurile următoare.

Expert Procurement, soluția completă pentru automatizarea procesului de achiziții

Expert Procurement RO e-Factura este o variantă simplificată a Expert Procurement, care reprezintă soluția completă, de tip procure-to-pay, pentru automatizarea și controlul întregului proces de achiziții. Prin utilizarea Expert Procurement, toate documentele din procesul de achiziție sunt gestionate într-o singură interfață, fluxurile de lucru sunt automatizate, relația cu furnizorii este administrată în mod eficient și transparent, datele și documentele sunt integrate automat cu sistemele financiare și operațional, în timp ce funcția e-Invoicing permite automatizarea procesării facturilor de intrare prin integrarea cu RO e-Factura.

Despre Expert Software

Expert Software este o companie IT 100% românească, ce dezvoltă și oferă produse și soluții de digitalizare încă din anul 2003. Aceste soluții facilitează o tranziție digitală fără obstacole pentru companii din toate domeniile, care își mențin astfel avantajul competitiv prin gestionarea eficientă a informațiilor, automatizarea proceselor operaționale și conformarea la cerințele legislative.