Foto: Pixabay.com
Există o resursă rară pe care aproape toată lumea și-ar dori să o aibă mai mult: timpul. Întotdeauna pare că există mai multe lucruri de făcut decât ore în zi. Multe modalități de a stoarce mai multă productivitate din ziua de lucru vă pot face să vă simțiți epuizați. Dar există modalități de a reduce timpul petrecut pe multe aspecte ale vieții care vă vor lăsa cel puțin un pic mai mult spațiu de manevră.
O bună gestionare a timpului nu constă în a stoarce mai multă productivitate în fiecare moment, ci în a elimina timpul pierdut pentru a recupera complet acele momente, scrie Fast Company.
Iată câteva strategii:
Creați un ghid pentru a reduce întreruperile
Dacă deseori pierdeți ore întregi răspunzând la e-mailuri și mesaje în care sunt adresate versiuni diferite ale acelorași întrebări, creați un document FAQ cu răspunsurile într-un singur loc. Dacă doriți să faceți un pas mai departe, puteți urma exemplul fostei vicepreședinte Google și COO Stripe Claire Hughes-Johnson, care a creat un ghid „Working with Claire”.
Este, practic, un manual de referință pentru a-i instrui pe oamenii cu care lucrezi. Stephanie Vozza, scriitoare la Fast Company, explică: „În ghidul său, Hughes-Johnson stabilește așteptări, cum ar fi modul în care trebuie să împărtășești informații cu ea și timpul de care are nevoie pentru a trimite un răspuns. De asemenea, include preferințele, stilurile și abordările ei, precum și surse alternative de ajutor atunci când angajații sunt în impas și nu pot merge mai departe.”
Reduceți toate întâlnirile cu cel puțin 10 minute
Mulți oameni cred că toate întâlnirile sunt o pierdere de timp. Și deși unele companii au adoptat abordarea extremă de a elimina toate întâlnirile recurente, multe întâlniri sunt necesare și ajută la construirea și menținerea relațiilor.
Cu toate acestea, foarte puțini dintre noi sunt atenți pe întreaga durată a unei întâlniri – în special în cazul întâlnirilor la distanță. De fapt, LiveCareer a constatat că 9% dintre oameni încep să-și piardă concentrarea în mai puțin de 10 minute de la începerea unei întâlniri, în timp ce 43% au declarat că au rezistat între 20 și 30 de minute. Doar 4% dintre oameni au spus că au rămas concentrați timp de o oră sau mai mult.
Știind că atenția (și, prin urmare, utilitatea) scade după 20 de minute, reduceți întâlnirile asupra cărora aveți control. Întâlnirile de jumătate de oră devin 20 de minute, cele de o oră devin 40 de minute, iar până la sfârșitul săptămânii ați recuperat câteva ore.
Faceți acum sau delegați
Listele cu lucruri de făcut sunt un instrument excelent de productivitate și organizare, dar cu toții pierdem mult timp acumulând și apoi revenind la sarcini mici care sfârșesc prin a consuma mai mult timp decât merită.
Vladislav Podolyako, fondator și CEO al Folderly, folosește ceea ce el numește principiul „Touch it Once” (TIO). Iată cum funcționează pentru el: „Dacă pot face o sarcină în 10 minute sau mai puțin, o fac imediat. Dacă nu, fie o deleg altcuiva, fie o pun deoparte pentru cel puțin o săptămână.”
Podolyako folosește e-mailurile ca un exemplu perfect, explicând că multe dintre e-mailurile pe care le primește necesită decizii rapide. „Dacă sunt doar citat, de obicei nu iau nicio măsură. Dacă știu pe cineva care cunoaște un răspuns mai bine, transmit [e-mailul]”. El adaugă că economisește timp concentrându-se pe „a fi de ajutor în loc să elaboreze un e-mail frumos, dar inutil”.
