Foto: Pixabay
90% dintre instituțiile publice participante la un studiu al domeniului utilizează ca instrument de gestionare a achizițiilor publice doar aplicația Microsoft Excel. Un procent redus, de 5% au un soft specializat care să îi sprijine în procesele de achiziție publică, iar restul de 5% folosesc instrumente chiar mai rudimentare, precum Microsoft Word. Datele au fost sintetizate într-o analiză realizată de Arxia, companie de software care lucrează în domeniu digitalizării instituțiilor publice. De altfel, conform indicelui DESI, România se situa anul trecut pe ultimul loc în rândul statelor membre UE la categoria „servicii publice digitale”.
Analiza publicată de Arxia a fost derulată în cadrul comunității online Expert Achiziții Publice, care are peste 13.000 de membrii înregistrați, incluzând specialiști care activează în domeniul achizițiilor în cadrul instituțiilor.
„Ceea ce relevă încă odată acest studiu este necesitatea implementării suportului digital eficient pentru procesele de achiziții publice. Aceasta ar fi nu doar un pas către normalitate, ci este absolut necesară pentru creșterea eficienței și, în mod esențial, pentru reducerea cheltuirii ineficiente a banului public. Estimările noastre arată că statul pierde anual aproape 2% din PIB, din cauza gestionării deficitare a achizițiilor publice. La aceasta se adaugă și risipa enormă de timp și resursă umană, angajații fiind nevoiți să execute acțiuni care pot fi realizate rapid, printr-un sistem informatic specializat. Multe dintre instituții nici nu știu că există soluții pentru eficientizarea proceselor, deși aplicații informatice specializate sunt disponibile în piață, iar costul acestora este accesibil”, a susținut Daniel Homorodean, CEO al Arxia, care este și vicepreședinte al Cluj IT Cluster
“Un prim pas pe care ar trebui să-l aibă în vedere instituțiile este să apeleze la experții în digitalizare care există în piață, iar industria IT din România este deschisă să își ofere sprijinul. În contextul accelerării digitalizării instituționale prin implementarea PNRR și a Cloud-ului Guvernamental, România se află acum într-un moment de oportunitate pentru a acorda atenția cuvenită acestui subiect”, completează acesta.
Conform studiului, majoritatea respondenților recunosc lipsa unei soluții informatice de facilitare a procesului de achiziții publice. Un procent de 95% dintre participanții la studiu consideră că ar fi necesar să fie implementată în cadrul fiecărei instituții o astfel de soluție, așa cum sunt implementate în fiecare dintre ele sisteme informatice dedicate activităților financiar-contabile. Deși cei implicați în procesul de achiziții publice își doresc implementarea unui astfel de sistem digital, există mai mulți factori ce împiedică acest lucru.
Principala piedică în calea digitalizării achizițiilor publice nominalizată de respondenți este chiar reticența de la nivelul conducerilor instituțiilor publice. Peste 44% dintre aceștia au menționat că, la nivelul managementului, nu se înțelege necesitatea unui sistem informatic de gestionare a activităților specifice achizițiilor publice. La lipsa de interes a managementului se adaugă teama de schimbare a unora dintre funcționari, precum și faptul că digitalizarea activităților din acest domeniu nu a fost promovată și instituțiile nu știu că există deja soluții informatice disponibile în piață și sunt accesibile, mai arată studiul.
Alte motive identificate au fost lipsa unei alocări bugetare pentru un program informatic specializat, invocată de peste 31% și rezistența la schimbare în cadrul celorlalte compartimente din instituții, care ar fi reticente să utilizeze un astfel de sistem prin care se colectează, în mod organizat, necesitățile din cadrul întregii organizații – 27% dintre instituții au raportat această problemă.
Activități nedigitalizate
Ca urmare a posibilităților actuale limitate de gestionare digitală a proceselor de achiziții publice, un număr considerabil de respondenți întâmpină diferite dificultăți, spun autorii analizei. Studiul realizat arată faptul că, în acest moment, activitățile specifice derulate în cadrul instituțiilor în domeniul achizițiilor publice, incluzând colectarea informațiilor privind necesitățile, aprobarea și avizarea solicitărilor, planificarea și urmărirea realizării achizițiilor, raportarea, gestiunea contractelor, sunt practic nedigitalizate, pentru majoritatea instituțiilor singurul suport fiind doar un fișier extern, pe care nici măcar nu se lucrează colaborativ.
Studiul arată că una dintre principalele probleme semnalate este calitatea referatelor de necesitate, documentele prin care compartimentele din cadrul instituției își exprimă necesitățile care trebuie satisfăcute prin achiziția de produse, servicii sau lucrări: 81% dintre respondenți au declarat că se întâmplă des sau foarte des ca aceste documente să fie incomplete. Cei care folosesc doar programul Excel s-au confruntat cu situații în care a fost dificil să identifice și să urmărească cererile compartimentelor din punct de vedere al cantităților și valorilor. Dintre respondenți, peste 44% au avut această problemă foarte des și des, iar numai 26% dintre aceștia nu au avut niciodată sau foarte rar dificultăți în această privință. Datele arată o problemă gravă: aproape jumătate dintre respondenți au dificultăți în corelarea necesităților la nivel de departamente, din cauza lipsei unui sistem centralizat de gestionare și organizare.
O soluție digitală ar permite ca fluxul de aprobare să fie complet digital, prin semnături electronice, sprijinind o mai bună colectare a informației și reducând astfel problema documentelor incomplete semnalate de peste 80% dintre respondenți, spun autorii studiului. Aceștia susțin că s-ar elimina, de asemenea, riscul ca documentele să se piardă sau să se rătăcească și ar ușura fluxul transmiterii lor între departamente.
Lipsa cadrului digital care să faciliteze comunicarea în cadrul structurii instituției pentru planificarea și realizarea achizițiilor are repercusiuni în aproape toate etapele procesului. Aproape un sfert dintre respondenți, respectiv 24%, au declarat că se întâmplă des, sau foarte des, să nu fie notificate departamentele, chiar dacă produsele solicitate au fost deja recepționate la nivelul instituției. Numai 21% dintre participanții la studiu au declarat că nu s-au lovit niciodată de această situație. Această stare de fapt împiedică asigurarea unui nivel corespunzător de control, trasabilitate și auditabilitate a informației și a activității, cu consecințe grave în eficiența cheltuirii banului public, riscuri directe de nerespectare a legislației, mult timp și efort consumat în plus, spun autorii studiului.
O altă urmare a acestei lacune din domeniul digital se regăsește la nivelul termenelor legale. Peste 36% dintre respondenți au declarat că întâmpină foarte des și des dificultăți în respectarea termenelor legale în cadrul proceselor de achiziții publice, în timp ce numai 17,5% nu au avut niciodată această problemă.
Date oficiale: Ultimii la digitalizare
România se situează pe locul 27 din cele 27 de state membre ale UE în ediția din 2021 a Indicelui economiei și societății digitale (DESI), arată datele publicate anul trecut de Comisia Europeană. Indicele economiei și societății digitale (DESI) urmărește progresele înregistrate în statele membre ale UE în ceea ce privește competitivitatea digitală în domenii precum capitalul uman, conectivitatea în bandă largă, integrarea tehnologiilor digitale de către întreprinderi și serviciile publice digitale.
România se situează pe locul 27 din cele 27 de state membre ale UE în ediția din 2021 a Indicelui economiei și societății digitale (DESI). La categoria „servicii publice digitale”, România se situează pe ultimul loc în rândul statelor membre, deoarece toți indicatorii sunt cu mult sub media UE.