Sursa foto: ANAF/Facebook
Sistemul e-Factura este un proiect foarte ambițios, dar riscant din punct de vedere tehnic, care va transforma modul în care companiile își vor comunica facturile în toată țara, spune Bogdan Năforniță, Cofondator & CEO al Profluo, platformă de automatizare pentru procesarea facturilor, într-un interviu pentru Economedia. Acesta subliniază însă că aspectul negativ este faptul că ANAF nu a ajuns să comunice despre sistemul e-Factura și către alți beneficiari din spațiul rural, fapt care ar putea duce la mai multe sincope.
Cele mai importante declarații:
- Este un proiect care a fost insuficient comunicat în societate
- Nu cred că 2024 va fi un an cu un foarte mare impact pe colectare, așa cum s-a văzut de exemplu în Italia sau Polonia, unde tranziția la e-Factura a fost foarte pozitivă din această perspectivă a îmbunătățirii colectării, dar totul depinde de execuție.
- Serverele ANAF pot pica din cauza volumului foarte mare de cereri.
- Sistemul e-Factura este acum incapabil să detecteze duplicatele.
- Este de văzut și care va fi gradul de adopție. Noi credem că o să fie destul de mic la început.
- În funcție de volumul de documente, o companie se poate aștepta la costuri de zeci de euro, 100-200 euro pe lună, prin care să li se asigure o procesare automată a acestor documente.
- Alinierea la e-Factura presupune efort și bani care trebuie alocați, altfel adopția va fi slabă și impactul în business ar putea să fie destul de mare pentru că vorbim totuși de documentele comerciale primare, fiscale și de cereri de plată. Dacă ele nu ajung în timp util la clienți, vor genera disfuncționalități în zona de cash-flow.
- Probabil că evazioniștii vor continua să folosească modul în care lucrau până acum, vor continua să evite plătirea taxelor. Cheia acestui proiect este să-i transforme într-o excepție.
Reamintim că, de la 1 ianuarie 2024, va fi obligatorie implementarea sistemului RO e-Factura pentru toate livrările de bunuri și prestările de servicii care au loc în România, realizate în relația business-to-business (B2B). Economedia a scris aici mai multe despre sistemul e-Factura.
„Este un proiect semnificativ în planul de digitalizare a României. Însă aura sa de mister și intangibilitate vine din faptul că a fost insuficient comunicat, în ciuda faptului că nenumărați furnizori s-au chinuit și presa în general s-a chinuit să preia cât mai multe detalii. Totuși, ANAF nu a făcut pasul acesta foarte curajos. A organizat câteva webinarii destul de informative, dar cu câte 500 de participanți. Este mult prea puțin. Trebuia făcută o comunicare extrem de amănunțită”, a declarat Bogdan Năforniță, Cofondator & CEO al Profluo,
Potrivit acestuia, România profundă nu știe de sistemul e-Factura, fiind încă firme din mediul rural care nu cunosc faptul că au nevoie de un certificat digital, unele având conectivitate foarte slabă la internet.
„Sunt multe presupuneri pe care le face acest proiect, care de fapt în realitate n-o să se valideze, iar acest lucru va reprezenta o problemă destul de mare într-un an extrem de delicat, care este 2024, un an cu patru alegeri. Va fi un proiect cu răsunet, sperăm să fie și cu un impact pozitiv, care să merite. Dar, per total, este un proiect care a fost insuficient comunicat în societate și are această aură misterioasă de care oamenii poate n-au nevoie dacă n-au auzit, iar lucrul acesta va dăuna întregului proiect”, adaugă CEO-ul Profluo.
Acesta menționează că proiectul trebuia să înceapă în 2025, dar a fost devansat probabil din nevoia de a construi bugetul pe niște presupuneri legate de colectarea îmbunătățită de TVA.
„Credem că beneficiile cu colectarea sunt deocamdată iluzorii. Există două părți prin care această colectare se va îmbunătăți. O dată este valul de conformare voluntară care va veni cu trecerea la e-Factura și ne așteptăm ca asta să se întâmple relativ repede. Partea a doua însă vine din concentrarea echipelor de control în urma unor analize de tip big data pe zonele cu fraudare mai mare, pe zona de TVA, cu date rezultând din e-Factura; acest lucru încă nu este gata și nici nu va fi gata prea curând. Este un proiect complet separat, la ANAF, care este în licitație, este în proiectul de buget și va mai dura. Nu cred în realitate că 2024 va fi un an cu un foarte mare impact pe colectare, așa cum s-a văzut de exemplu în Italia sau Polonia, unde tranziția la e-Factura a fost foarte pozitivă din această perspectivă, a îmbunătățirii colectării, dar totul depinde de execuție. Ideea este aceeași în toate țările sau cu mici schimbări tehnice, contează execuția proiectului”, a declarat Bogdan Năforniță.
Economedia: Ținând cont de acest mare volum de date, vor face față serverele Ministerului Finanțelor la implementarea sistemului e-Factura de la 1 ianuarie?
Bogdan Năforniță: Aici există și voci optimiste și voci pesimiste. Știm că s-au făcut anumite teste de capacitate a sistemului, dar ne îngrijorează faptul că ANAF nu are o infrastructură dedicată acestui proiect. Acest proiect se derulează pe infrastructură existentă, care e destul de veche. De asemenea, testele de capacitate nu pot include foarte multe scenarii din lumea reală, mai ales în privința vitezelor de conectare combinate cu volumul de cereri concurente care pot bloca firele de execuție de pe serverele pe care rulează servicii tehnice e-Factura.
S-a testat capacitatea, dar nu cred că s-a putut testa în condiții reale. Una este să spui “avem o capacitate de 10.000 de cereri pe zi” și alta este să spui „avem capacitate de 10.000 de cereri făcute din mediul rural pe conexiune foarte slabă pe zi”. Acest lucru este foarte greu de testat și ne așteptăm din punct de vedere tehnic la o perioadă cu multe sincope în funcționare, dar cam așa au funcționat toate sistemele IT publice. Toate au fost cu multe erori, cu multe blocaje. În continuare sunt, încă mai pică după atâția ani de implementare, dar, spre deosebire de sistemele acestea, e- Factura se substituie în timp real unui poștaș între furnizori și clienți, pentru că facturile trebuie să treacă pe serverele ANAF înainte să ajungă la clienți. Dacă acest poștaș nu este rapid și de încredere, sincopele tehnice se pot transforma în adevărate probleme comerciale.
Este un subiect foarte sensibil din punct de vedere public, având în vedere și cât de delicat este anul 2024. Aici noi venim cu forțele noastre proprii și încercăm să oferim soluții complete clienților noștri, din punct de vedere al gestionării acestor tipuri de disfuncționalități. De exemplu, să știm când s-au încărcat e-facturile, ce s-a întâmplat cu ele, de ce au ajuns atât de târziu. Facem aceste lucruri pentru clienții noștri ca să poată să gestioneze posibilele sincope.
Ne poți spune două-trei exemple de disfuncționalități care vor pune mari probleme companiilor din cauza acestor întârzieri de comunicare între ANAF și companii?
Serverele pot pica din cauza volumului foarte mare de cereri. Volumul foarte mare de cereri va putea duce la asemenea blocaje, cădere de servere, refuzul de a presta un serviciu tehnic din partea serverului. Noi îi cerem serverului să ne aducă un anumit document și nu ne poate aduce pentru că este o coadă foarte mare de așteptare pe acel server. Lucrul acesta se poate întâmpla și riscă să se transforme în disfuncționalități comerciale. Și acum pe capacitățile de producție se întâmplă disfuncționalități. De exemplu, se trimite o factură acum și apare poate 5 ore mai târziu la client.
Am mai văzut cazuri de dubluri, triplări, chiar mult, multiplicări uriașe de facturi.
Explicația este foarte simplă. Pentru că ANAF nu are sistemul prin care să înțeleagă ce facturi s-au pus, nici nu poate să înțeleagă dacă sunt duplicate. Vor veni cu o soluție pur tehnică pe zona aceasta prin care vor compara fișierele între ele și vor putea spune că acest fișier a mai fost procesat o dată, dar pentru că ei nu au un model de date prin care să înțeleagă ce se întâmplă pe e-factura, pentru a realiza mai târziu analize de risc, sistemul acum este incapabil să detecteze duplicatele.
În tot acest context sunt șanse să se amâne termenul de intrare în vigoare a amenzilor sau să se prelungească termenul de raportare a facturilor?
Se poate întâmpla acest lucru. Este de văzut și care va fi gradul de adopție. Noi credem că o să fie destul de mic la început. Vedem asta deja în mediile de producție pentru sute de companii. Sunt destul de puțini furnizori care au început să posteze e-facturi și să lucreze cu această zonă de trimitere de facturi. În funcție de volumul de documente care începe să treacă prin server de ANAF, din punct de vedere tehnic s-ar putea să existe o astfel de amânare. E o speculație în momentul de față. N-avem de unde să știm.
Cine trebuie să treacă la e-Factura?
Cam orice companie rezidentă cu un cod unic de identificare trebuie să treacă la e-Factura, precum și companiile nerezidente, dar înregistrate în România în scop de TVA. Orice CUI de România care facturează firme cu CUI de România trebuie să treacă la e-Factura în mod obligatoriu. Sunt anumite scutiri pentru B2C, tot ce înseamnă facturi către persoane fizice. O excepție este pe zona de vouchere de călătorii dar, în rest, tot ceea ce este B2C este exceptat deocamdată.
Ce înseamnă trecerea la sistem? Ce presupune pentru o companie de orice nivel?
În primă instanță, există trei pași simpli. Orice administrator de companie din România trebuie să dețină o semnătură digitală calificată pe un stick sau în cloud. Există și semnătură digitală în cloud.
Pasul doi este să asocieze această semnătură digitală cu spațiul privat virtual al companiei sale SPV – Spațiul Privat Virtual, care este deja de ceva vreme modalitate obligatorie de comunicare în relația cu ANAF. În acest spațiu privat virtual al companiilor lor există o secțiune specială pentru facturi, de unde ei vor putea emite facturi către clienții lor.
Companiile pot emite de acolo e-facturi, cu o aplicație simplă pusă la dispoziție de ANAF și tot acolo vor regăsi la rândul lor e-facturile emise de furnizorii lor. Aceste e-facturi se pot descărca cu o anumită periodicitate și se transmit către contabilii companiilor. Pentru cele mai mici companii, de exemplu cu până în 10 facturi lunare, un astfel de proces manual o să fie suficient. Pentru companiile cu volume mai mari de facturi, volumul acesta de date aduce totuși câteva provocări suplimentare și automatizarea e-facturilor este absolut necesară. În primul rând, companiile mai mari trebuie să sincronizeze automat sistemele proprii de facturare și de contabilitate cu SPV-ul companiei. Se modifică toate fluxurile de lucru ale acestor companii pentru a le alinia noua obligație de emitere și preluare de facturi pentru că se schimbă fluxul de documente în companie.
Companiile cu volume mari de facturi trebuie să-și alinieze tranziția la e-Factura cu partenerii tăi comerciali. E-Factura este un standard, dar multă lume respectă doar minimul obligatoriu. Restul de informații comerciale nu circulă corect și trebuie să aliniezi și să înțelegi corect ce se întâmplă la fiecare dintre partenerii lor comerciali. Trebuie să gândești o strategie de eliminare a documentelor duplicat, pentru că o bună perioadă vor circula atât facturile fizice sau electronice cum circulau și până acum, cât și e-facturile aferente lor.
În ceea ce privește facturile greșite, de exemplu, contabilul nostru ne-a întrebat ce se întâmplă dacă a încărcat o factură greșită în SPV și furnizorul nu corectează și o reîncarcă? Mai sunt și astfel de probleme.
Există și astfel de probleme. Evident că furnizorii nu vor fi interesați să emită e-facturi eronate pentru că vor trebui să colecteze TVA pe ele, dar altfel procedura curentă prin care se corectează facturi în SPV este destul de dureroasă, în sensul în care trebuie să trimiți un mesaj prin SPV către furnizorul tău, să speri că îl și citește, prin care să-i spui că a emis o factură incorectă și să o storneze. Trebuie să stornezi complet documentul și să emiți un document corect. Ai de făcut de mai multe ori aceeași tranzacție. Toate trebuie să treacă prin SPV. Toate aceste documente, inclusiv cele de corecție, de storno ș.a.m.d. Va fi dureros. Sperăm că se va îmbunătăți fluxul acesta de comunicare pe zona de erori.
Ce plusuri și minusuri vedeți pentru activitatea unei companii, dincolo de beneficiile pentru colectare de TVA? Ce aduce bun sistemul e-Factura și ce nu?
În primul rând, singurele beneficii sunt legate de creșterea acurateței și a vitezei de procesare a facturilor, care vine la pachet cu provocarea automatizării acestor procese, astfel încât costul de procesare să scadă și rezultatul să se îmbunătățească.
Dacă firmele mici nu vor avea nevoie de un soft de automatizare, având puține documente, pentru companiile mai mari, partea de automatizare a procesării de e-facturi este obligatorie
Și nu doar pe partea de emitere a e-facturilor, dar și pe partea de preluare a facturilor de la furnizori, pentru că aceste facturi se preiau cu multe detalii care trebuie transformate apoi pentru o contabilizare rapidă și fără erori.
De foarte multe ori, contabilii primeau factura fizic și spuneau – are 20 de linii. O să înregistrez o singură linie, o să zic protocol sau produse sau servicii conform contract. Când se preia factura automat, ea se va prelua cu 20 de poziții și ele trebuie contate individual sau trebuie șterse. S-ar putea ca acest lucru să reprezinte un volum mai mare de procesare și operatorii umani vor trebui să apeleze la o soluție care să-i ajute să facă treaba asta. Profluo are un motor de Inteligență Artificială creat special pentru această sarcină.
În acest context, în ce măsură companiile trebuie să mențină departamentul de contabilitate sau să adopte contabili externi?
Este o decizie care ține mai mult de focusul unei companii și de structura sa internă, de costuri, dacă internalizează sau externalizează o anumită activitate, nu e neapărat legată de e-Factura. În schimb, e-Factura creează niște oportunități atât pentru firmele de contabilitate, cât și pentru departamentele de contabilitate din firme mari. Principala oportunitate este să folosească acest proiect pentru a se poziționa profesional undeva mai sus decât până acum. Să se poziționeze profesional ca și consultant fiscal și de afaceri al antreprenorilor, să nu mai fie doar un prestator de servicii de contabilitate primară și raportare statutară care nu mai este suficient în condițiile în care un proiect de digitalizare de acest fel nivelează foarte mult diferențele între contabili. Ei trebuie să urce mai sus cu o treaptă profesională pe această inițiativă de digitalizare.
Vorbim de soft-urile de automatizare. Ne poți da câteva exemple de costuri, în funcție de dimensiunea companiei?
În primul rând, în funcție de volumul de documente, o companie se poate aștepta la costuri de zeci de euro, 100-200 euro pe lună, prin care să i se asigure o procesare automată a acestor documente. Aici mai pot apărea costuri de implementare legate de integrarea cu sistemele lor contabile. Dacă acestea nu sunt, să spunem, niște sisteme standard, mai ales, pe acest model se pot croi și alte tipuri de servicii. Noi oferim și servicii de contabilizare automată. Venim cu personalul propriu să înlocuim acolo unde nu mai există contabil și să înlocuim departamentul de contabilitate primară.
Crezi că acest cost general cu implementarea e-Factura va fi transpus în cele din urmă în prețul final al produselor comercializate sau crezi că va fi susținut în marja de profit? Este suficient de mare pentru unele companii încât să ia decizia de a-l trece în costuri?
Cu siguranță el va apărea într-o formă sau alta în costuri, dar nu-l văd neapărat ca un cost suplimentar, mai ales pentru companiile care aleg să facă mai mult decât preluarea și trimiterea de e-facturi. Cei care înțeleg mai mult despre ce se poate face pe zona de automatizare de facturi vor vedea o scădere de costuri. Este o oportunitate pentru acele companii care investesc timp și buget. Este o oportunitate să-și îmbunătățească operațional structura de costuri, nu neapărat să adauge costuri suplimentare pe care să le propage mai departe în produsele și serviciile pe care le vând.
Cu o excepție, poate firmele de contabilitate, care dintr-o dată vor trebui să facă niște pași tehnici suplimentari ca să satisfacă nevoia de raportare de e-facturi către clienți și s-ar putea să aibă o oportunitate pentru a cere mai mulți bani, pentru că e și un alt tip de efort față de ceea ce făceau până acum.
Ce crezi că se va întâmpla cu cei care oricum nu declarau facturile odată cu implementarea e-Factura?
Probabil că evazioniștii vor continua să evite plătirea taxelor. Cheia acestui proiect este să-i transforme într-o excepție. Evaziunea nu este nicăieri eradicată în lume, însă ea este dusă într-un colț al economiei gestionabil asumat, ca o excepție.
La noi încă nu se poate vorbi că evaziunea este excepție. Este o practică destul de răspândită care creează clivaje și în ceea ce privește competitivitatea economică a anumitor sectoare și sperăm că măcar atât să se rezolve, să putem duce partea aceasta de evaziune într-o zonă controlabilă. Dacă sistemul se generalizează și lumea totuși va fi motivată să-și preia facturile de pe SPV, atunci e posibil ca acest fenomen să se restrângă natural, dar va lua timp.
Luând în considerare scenariul actual în care să spunem că se mențin termenele de intrare în vigoare, ce crezi că se va întâmpla după 1 iulie?
Va urma o stabilizare atât a pieței de servicii legate de e-factura, cât și o claritate mai mare în ceea ce privește modul în care se lucrează cu Fiscul. Probabil vor urma și la ei upgrade-uri în ceea ce privește infrastructura și sperăm că lucrurile vor începe să decurgă cu cât mai puține sincope. Este un proiect extrem de ambițios, foarte necesar și sperăm că există și capacitatea de a-l duce la bun sfârșit. Dar acest lucru nu-l vom putea vedea decât în momentul în care intrăm în producție cu el.