Sursa foto: Inquam Photos / Octav Ganea
Senatul României a scos la licitație în SICAP un contract de 6 milioane lei pentru achiziția unei platforme software integrate care să digitalizeze parte din procesele care acum necesită consumul de hârtie, atât interne cât și în relația cu cetățenii. Soluția dezvoltată, care poartă numele „Platformă Integrată pentru Servicii Electronice (PISE)”, se referă la digitalizarea proceselor ce privesc depunerea de cereri și petiții, cu raportarea lor de primire și soluționare, raportarea întregul proces legislativ legislativ (proiecte de legi, propuneri legislative, rapoarte ale comisiilor de specialitate, stenograme ale ședințelor în plen, lista vorbitorilor, date despre activitatea senatorilor și a grupurilor parlamentare, programul săptămânal, ordinea de zi, precum și alte documente și informații de interes public), procesul de acreditare a jurnaliștilor, accesul publicului la ședințele consultările publice pentru inițiativele legislative ale Senatului, digitalizare de arhivă.
În prezent, multe dintre aceste procese necesită întocmirea de documente scriptice, argumentează Senatul, adică primire de cerere scrisă, înregistrare în registru, redirecționare către structura specializată, răspuns în scris, cu plic la Poștă. Implementarea soluției digitale pentru toate aceste procese ar reprezenta o eficientizare în timp, pesonal angajat și cumpărarea de consumabile.
Iată, după descrierea din caietul de sarcini al licitației, cum arată întregul proces:
Recomandări Video
Articolul continuă mai jos
„În ceea ce privește activitatea personalului entității, aceasta este consumatoare de timp atunci când pentru procesarea solicitărilor este necesar:
– să consulte documente aflate în dosare existente sau în arhivă;
– să colaboreze cu alte unități organizatorice pe anumite documente/ proceduri/ instrucțiuni ;
– să obțină avize și aprobări pe referate.
În prezent se consumă cel mai mult timp în ceea ce privește lucrul cu emiterea, circuitul și căutarea documentelor, astfel:
- La obținerea avizelor/aprobărilor pe documente (referate, note, contracte, adrese, etc.)
- La multiplicarea documentelor necesar a fi distribuite în format letric către multiple unități organizatorice
- La căutarea și identificarea documentelor create anterior care necesită consultare
- La consultarea de multiple unități organizatorice pe anumite documente/proceduri/instrucțiuni și gestionarea într-o manieră coordonată a modificărilor aduse asupra documentelor
- La elaborarea documentelor ce necesită contribuții de la multiple unități organizatorice
- La distribuirea documentelor destinate mai multor unități organizatorice
- La completarea registrelor în format letric, urmată de introducerea acelorași date în baza de date
- Completarea documentelor primite în format letric, aplicarea de diferite ștampile cu numere de înregistrare, cu aprobat, cu avizat, etc.
Comunicarea scrisă intra și inter-instituțională este caracterizată, în general, de proceduri greoaie, fluxuri lungi și sinuoase ale documentelor, precum și termene lungi de obținere a avizelor și aprobărilor. Efectul resimțit la nivelul entității și angajaților poate fi sintetizat în: costuri ridicate pentru tipărirea și multiplicarea documentelor, acces limitat /dificil la anumite informații/documente și timpi de așteptare îndelungați.
La nivelul entității se utilizează un număr 72 de registre în format letric, din care: – 42 sunt registre de intrare-ieșire ale unităților organizatorice; – 27 sunt utilizate în fluxurile de lucru privind activitățile parlamentare;- 3 sunt cele aferente petițiilor, audiențelor și solicitărilor de acces la informații publice”.
După desemnarea furnizorului, implementarea platformei informatice integrate va dura șase luni. Achiziția este cofinanțată din Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.
Ofertele se deschid în 29 mai, departajarea lor se face în funcție de preț, de experiența echipei de proiect și de numărul de pagini de documente digitalizate pe care ofertantul își asumă a le face pe durata contracutlui. Aici, punctajul maxim se dă pentru 600.000 de pagini.