Sursa foto: Arhiva personală
Perioadele încărcate de tensiuni economice și politice bulversează oamenii, companiile, instituțiile publice, societatea civilă… ne afectează pe noi toți. Și totuși în astfel de momente avem nevoie de mai multă rațiune și maturitate, cu toate că uneori emoțiile ne copleșesc. Vorbim despre concedieri și nevoia de performanță, mai ales în astfel de perioade, crizele fiind catalizatorul pentru a lua decizii și a face acțiuni.
Urmărește mai jos producțiile video ale Economedia:
- articolul continuă mai jos -
Mediul privat și cel public au nevoie de oameni performanți, iar tolerarea neperformanței unora dezvoltă, în timp, apatia oamenilor performanți pe care o simțim în afirmația: „nu are rost să fac nimic, oricum nu contează, nu se schimbă nimic”. Acoperirea neperformanței, existența în instituțiile publice a acelor „ghost workers” – angajații fantomă – prezenți pe statul de plată și fizic, dar fără impact pozitiv în activitatea instituțiilor publice, nu fac altceva decât să pedepsească omul performant din aceeași instituție publică. Iar în acest scenariu să nu ne așteptăm să avem servicii publice mai bune sau să fim competitivi într-o piață tot mai exigentă.
Menționam în articolul publicat în Economedia, Concedieri în administrația publică: lecții din crize pentru stat și mediul privat, elemente necesare în gestionarea concedierilor. Dar mâine suntem tot aici, avem nevoie de acea organizație / instituție performantă.
Numărul mare de accesări al articolului anterior, dar și feedback-ul venit despre definirea organizației performante m-au determinat să scriu acestui articol.
Să clarificăm conceptele:
- Downsizing – restructurarea unei organizații – tactică pe termen scurt, îmbunătățește eficiența financiară (măsurată prin indicatori precum EBITDA și profitul net), instrument folosit pentru a supraviețui crizelor economice. Spre deosebire de sectorul privat care se concentrează pe profit, ca indicator principal, sectorul public nu urmărește beneficii economice directe, ci furnizarea de bunuri și servicii de înaltă calitate în mod rentabil, pentru a stimula creșterea pe termen lung a economiei și a bunăstării publice a cetățenilor ei.
- Rightsizing – redimensionarea, cunoscută și sub numele de restructurare operațională, este o strategie pe termen lung care implică o reevaluare completă a proceselor, a structurii și a competențelor necesare pentru a atinge obiectivele organizaționale revizuite, având ca scop optimizarea performanței, nu doar reducerea. Implică o serie de activități strategice întreprinse de managementul unei organizații pentru a crește eficiența, productivitatea și/sau competitivitatea.
În mediul public rightsizing-ul are ca scop principal creșterea eficienței – se referă la utilizarea resurselor pentru a maximiza rezultatele unei acțiuni și la capacitatea de a furniza bunuri și servicii rentabile, eficacității – raportul dintre rezultatul obținut și cel intenționat a fi atins și performanței serviciilor publice. - Responsabilitatea sau răspunderea (accountability) – piatra de temelie a guvernanței și managementului public, necesită măsurarea performanței și producerea continuă de informații despre rezultatele reale ale unei organizații, măsurate în raport cu obiectivele sale.
- Transparența – componenta din sectorul public, esențială pentru a permite cetățenilor să obțină informații și să decidă conștient, asigurând astfel legitimitatea instituțiilor dar și disciplina fiscală și promovarea responsabilității individuale.
Operaționalizez această redimensionare (rightsizing) făcând o paralelă cu construcția unei case.
Organizația din mediul public sau privat este o casă construită acum mulți ani. A fost proiectată pentru nevoile de atunci: camerele, structura, instalațiile etc. Toate reflectă modul în care oamenii gândeau, trăiau și lucrau la momentul respectiv.
În timp, însă, nevoile s-au schimbat: familia a crescut, tehnologia a evoluat, iar stilul de viață este diferit. La fel în organizație, apar noi cerințe: digitalizare, eficiență, orientare către client, servicii și produse noi, cerințe de calitate și eficiență mult mai clare, un cetățean care își plătește taxele, fiind exigent când vine vorba de calitatea serviciilor publice primite, de educație și sănătate.
În casă avem o echipă de arhitecți, proiectanți și constructori care, într-un mod planificat și cunoscând în proporție de 70-80% cum ar trebui să arate proiectul final, fac următoarele demersuri:
- Încep să demoleze aripi ale casei unde infrastructura nu mai corespunde, fiind zone nefolosite sau a căror existență consumă resurse nejustificat de mari, având în vedere utilitatea lor redusă.
Demolarea unor aripi înseamnă eliminarea proceselor sau procedurilor inutile, reducerea unor funcții redundante (procese birocratice, departamente suprapuse) și externalizarea unor activități care nu mai sunt strategice, dar unde furnizorii externi pot să ofere rezultate mult mai bune la prețuri competitive.
- Redesignul funcțional adică reconfigurarea fluxurilor și a rolurilor în interior, astfel că, de la intrare până la destinația finală din casă, drumul să fie lin, cu minime opriri sau neajunsuri. Cu spațiul eliberat de la etapa 1, începem și reproiectarea planului casei, cu circuite mai eficiente, mai multă lumină, spațiul nou creativ de tip open space etc.
În organizații înseamnă reproiectarea fluxurilor de lucru pentru a elimina blocajele, clarificarea responsabilităților și crearea unor roluri adaptate noilor obiective, introducerea tehnologiei pentru automatizare și colaborare.
- Consolidarea fundației înainte de extindere. Organizațiile își definesc o cultura meritocratică, transparență în fluxuri, nivele decizionale, criterii de acces meritocratice, competențe clare pentru fiecare rol și rezultate așteptate. Codul de acces la ușile de intrare este definit de nivelul competențelor și de performanță, de valorile care susțin schimbarea, de un leadership care ghidează și dezvoltă. E etapa când luăm decizii; am avut timp să vedem echipele, să îi evaluăm, să ne dăm seama de atitudinea lor, de potențialul pe care îl au, de a performa sau de a frâna. Acum decidem cu cine mergem mai departe. Tot acum selectăm și angrenăm oameni noi, pregătiți sau deschiși să învețe, cu atitudinea necesară unei construcții care incumbă dificultăți, dar dornici să simtă că munca lor are sens și dă rezultate. Acei oameni, care ies în afara casei și se uită cu mândrie la ce au realizat, văd posibile îmbunătățiri și intră determinați să continue munca.
- Extinderea, adăugarea de camere noi, terasă, spațiu de studiu sau de joacă, determină crearea de noi funcții sau servicii. Introducerea unor servicii noi înseamnă:
- Digitalizare și transformare digitală, automatizare procese și implementarea unor platforme online pentru clienți/cetățeni.
- Analiză de date și business intelligence, raportare și previziune, monitorizare indicatori de performanță.
- Inovație și dezvoltare, R&D, design thinking pentru produse/servicii noi.
- HR avansat cu valoare strategică – dezvoltare competențe critice pentru viitor, platforme integrate de servicii HR și analize predictive privind fluctuația și performanța; o dinamică internă a schimbărilor – stabilitatea pe rol a scăzut de la 5 ani la 2,5 ani – cu alte cuvinte, acesta este intervalul la care aducem modificări în cariera unui angajat, corelate fiind cu nivelul de dezvoltare a competențelor (upskill și reskill). Acestă viteză a mișcărilor ne va permite să ținem ritmul și cu schimbările din piață.
- Experiența clientului/cetățeanului – centru de suport, personalizarea interacțiunilor, monitorizare indicatori de satisfacție și feedback.
- Managementul riscurilor și conformitate – audit intern, monitorizarea aplicării reglementărilor și a politicilor organizației, gestionare a riscurilor operaționale și financiare.
Redimendionarea organizației înseamnă construirea „noului normal”, care în sectorul privat folosește profitabilitatea ca barometru, iar în sectorul public folosește o constelație de indicatori menită să arate dacă a fost atins obiectivul de a livra servicii publice de calitate, în mod eficient, transparent și responsabil, contribuind la binele societății. Implementarea unor principii și elemente din sectorul privat, cum ar fi concurența, externalizarea, gestionarea bazată pe rezultate, descentralizarea, ajută organizațiile publice.
Ca o concluzie, mediul privat și cel public au șansa de a se potența reciproc, atunci când își ating obiectivele: mediul privat creează locuri de muncă, generează profit și inovează, contribuie la bugetul public prin taxe și impozite, oferă soluții tehnologice și know-how pentru eficientizarea serviciilor publice; mediul public asigură infrastructura, siguranța, serviciile de educație și sănătate, asigură cadrul legislativ predictibil și transparent, sprijină mediul privat prin politici publice și investiții strategice. Construim acel cerc virtuos – economic și social – ca proces pozitiv auto-alimentat, în care fiecare etapă generează efecte benefice care întăresc următoarea etapă, creând o spirală ascendentă.
Experiența altor țări arată că sprijinul politic puternic este o condiție necesară pentru succesul reformelor din serviciul public. Are rol definitoriu și strategic deoarece nu doar inițiează schimbarea, dar stabilește cadru legal, obiectivele de implementare și cel mai important asigură acceptarea socială necesară pentru a evita eșecul reformei. Avem nevoie de partide politice cu un comportament matur și responsabil, într-o perioadă critică pentru România.
Să valorificăm cunoașterea și curajul pentru a accelera acțiunile noastre, atât în mediul public și cât și în cel privat!
Ph.D Claudia Indreica – CEO Psihoselct & Psiholog cu specializare în psihologia organizațională și a muncii, cu peste 25 de ani de experiență în executive search și recrutare pentru poziții de top și middle management, proiecte de intervenție și dezvoltare organizațională, leadership, profilare psihologică și evaluarea compatibilității cu cultura organizațională.
Este membră a Romanian Business Leaders, Lider al Task Force-ului Piața Muncii, membră în Board-ul DWNT (organizație care reprezintă la nivel regional, companiile germane și afiliate), contribuie la studii privind piața muncii, proiecte destinate investitorilor și evenimente de anvergură, într-un spațiu al dialogului cu mediul de business, ONG-uri, instituții publice, mediul politic și societatea civilă. Promotoare al educației bazate pe expertiză este autoare de articole despre piața muncii în contextul mediului de afaceri european.
