Sursă foto: Freepik.com
Tehnologia a automatizat sarcinile repetitive și monotone și în acest fel a eliberat timpul angajaților pentru activități mult mai valoroase. Implementarea tehnologiei la departamentul de bază de date a eficientizat procesul de înregistrare a dosarelor cu peste 30%, spune, într-un interviu pentru Economedia, Mirela Bondar, director general al ArchivIT, companie de arhivare a documentelor, parte a grupului Villar International din Israel.
„Implementarea tehnologiei potrivite poate duce la eficientizarea proceselor, la reducerea costurilor de producție și îmbunătățirea calității produselor sau serviciilor oferite. În același timp, tehnologia poate spori accesul la noi piețe și clienți prin canale digitale și, mai mult decât atât, poate stimula inovația, care poate permite dezvoltarea noi servicii și produse care pot genera oportunități și venituri noi în viitor”, precizează Mirela Bondar, director general al ArchivIT.
Pentru că tehnologia reprezintă un pas important pentru business-ul ArchiviIT, Mihael Bondar spune că în acest moment se analizează implementarea roboților în depozitele companiei.
„Analizăm acum varianta în care putem implementa în depozitele noastre anumiți roboți. De exemplu, în depozitele companiilor care oferă servicii de colete, predare colete, există astfel de soluții și ne interesează acum dacă putem găsi o variantă care se poate plia și domeniul nostru de activitate. Această analiză a pornit din Israel și încercăm să vedem cum o putem implementa pentru că automat trebuie să ne gândim și la nivelul de detalii la care poate ajunge un robot. Noi accesăm și dosare din cutii și atunci trebuie să sunt mai multe etape care trebuiesc luate în în calcul”, spune Mihael Bondar.
Economedia: Ce înseamnă pentru un manager a fi deschis la nou?
Mirela Bondar: A fi deschis înseamnă să fii dispus să explorezi și să adopți noile tehnologii și inovații care pot îmbunătăți eficiența și calitatea și, bineînțeles, chiar și rezultatele afaceri.
Am adoptat soluții digitale pentru gestionarea și accesul la documente. Am implementat automatizări în procesul de arhivare și în prezent suntem în etapa în care explorăm anumite tehnologii emergente, precum inteligență artificială, pentru a ne eficientiza fluxurile, pentru a spori nivelul de siguranță în depozitele noastre. De asemenea, am investit în soluții care țin de securitatea fizică și prevenție împotriva incendiilor.
Am accesat serviciul de monitorizare video de la Vodafone în acest sens, tocmai pentru a oferi clienților noștri șansa să observe că nivelul de confidențialitate este foarte important la noi, iar prin aceste soluții ne-am asigurat că am rămas competitiv și că oferim servicii de calitate superioare clienților și ne adaptăm cerințelor și așteptărilor în schimbare ale pieții.
Când v-ați dat seama că aveți nevoie de aceste tehnologii pentru a digitaliza procesele?
În principiu ArchivIT a început acum 40 de ani în în Israel, iar în România și-a deschis porțile undeva în 2008. În momentul acela, pur și simplu am preluat întreg know-how-ul din Israel, adică am putut beneficia de o aplicație de management a înregistrărilor care ne-a ajutat să gestionăm cu ușurință în tot fluxul nostru de de lucru, pentru că în acest fel noi știm în orice moment unde se află o cutie sau în un dosar de de arhivă, orice mișcare pe care noi o realizăm în depozit este înregistrată și astfel putem monitoriza și controla continuu parcursul unei cutii de la data în care aceasta a intrat în depozit până la predarea ei spre consultare către un client.
Alte tehnologii despre care aș putea aminti ar fi cele care se referă la monitorizarea și controlul climatului din depozite, pentru că există niște reglementări legale care ne impun aceste aspecte. De asemenea soluții pentru protecția și confidențialitatea datelor. Cum vă spuneam, partea de monitorizare video, control acces, sistem de anti-efracție, soluții de cyber security.
Care sunt avantajele și dezavantajele tehnologiei?
Ca în orice domeniu, există și avantaje și dezavantaje dacă ne referim la domeniul nostru de activitate. Printre avantajele tehnologie aș putea enumera eficiența sporită prin automatizare a proceselor repetitive, care au accelerat modul nostru de gestionare al documentelor și au redus în același timp și timpul necesar pentru căutare și acces la la informații.
Aș aminti accesibilitate îmbunătățită, în sensul că soluțiile digitale permit accesul la documente de la distanță, iar acest lucru automat ne-a facilitat colaborarea cu clienții noștri. De asemenea, securitatea crescută, pentru că prin sistemele de securitate digitală pe care le-am implementat, putem proteja mai bine informațiile sensibile și oferim astfel niveluri superioare de confidențialitate și control al accesului.
Iar nu în ultimul rând, tehnologia ne furnizează o sumedenie de date analitice despre modul în care sunt gestionate documentele și astfel ne oferă informații valoroase pentru îmbunătățirea proceselor și de ce nu, chiar luarea deciziilor.
Ca dezavantaje, ar fi un aspect: costurile inițiale, pentru că automat implementare tehnologiei necesită investiții semnificative echipament în software și chiar cu pregătirea personalului.
Un alt dezavantaj ar fi dependența de infrastructură, pentru că, după cum știm, tehnologia necesită o infrastructură solidă de rețea și energie electrică, iar defecțiunile tehnice pot duce la întrerupere în funcționare. Și din acest motiv trebuie să avem un plan de continuitate bine pus la punct.
Un alt aspect ar fi al vulnerabilității cibernetice deoarece soluțiile digitale sunt expuse riscurilor de securitate cibernetică ceea ce pot compromite confidențialitatea datelor.
Apoi rezistența oamenilor, pentru că pot exista și angajați și clienți care pot avea dificultăți în a folosi și a se adapta la noile tehnologii, iar acest lucru, bineînțeles, poate îngreuna fluxul de lucru.
De asemenea, tehnologia evoluează rapid și aceasta necesită menținerea continuă a sistemelor și actualizarea competențelor angajaților pentru a rămâne relevante, adică tot timpul trebuie să fim la zi cu toate aceste evoluții.
Ce alte piedici ați întâmpinat atunci când ați implementat noi tehnologii?
Am mai avut la un moment dat probleme în ceea ce privește compatibilitatea noilor tehnologii cu anumite sisteme pe care deja le folosim, integrarea fiind mult mai dificilă, dependența de un anumit furnizor, pentru că în acest fel o firmă poate deveni dependentă de un furnizor de software, de exemplu.
Și acest lucru face ca să existe un risc destul de mare, în sensul că furnizorul poate întrerupe oricând serviciile sau să nu mai ofere suport. Apoi limitările tehnice, pentru că anumite tehnologii au limitări ale funcționalității și performanței, iar acest lucru bineînțeles că poate afecta și calitatea și eficiența activității și de ce nu, toate reglementările legale și conformitate, pentru că sunt industrii chiar și în România care au anumite reglementări speciale și stricte, mai ales în ceea ce privește gestionarea datelor și securitatea informațiilor, ceea ce poate complica adoptarea unor tehnologii noi.
Dar consider că pentru a depăși aceste piedici este important să se efectueze o evaluare atentă a necesităților, a obiectivelor companiei, să se planifice etapele de implementare, să se asigure o comunicare deschisă cu toți cei implicați. Și în acest fel se pot ajunge la niște rezultate chiar foarte bune.
Care este impactul tehnologiei asupra productivității și profitabilității?
Tehnologia a automatizat sarcinile repetitive și monotone și în acest fel a eliberat timpul angajaților pentru activități mult mai valoroase. De exemplu, implementarea tehnologiei la departamentul de bază de date a eficientizat procesul de înregistrare a dosarelor cu peste 30%. De asemenea, un alt aspect ar fi faptul că utilizarea tehnologiei poate reduce erorile umane.
Impactul tehnologiei asupra productivității depinde de modul în care aceasta este implementată, de gradul în care angajații reușesc să se adapteze și modul în care putem să folosim timpul câștigat pentru alte activități. Iar în ceea ce privește profitabilitatea, de asemenea, aș putea spune că implementarea tehnologiei potrivite poate duce la eficientizarea proceselor, la reducerea costurilor de producție și îmbunătățirea calității produselor sau serviciilor oferite. În același timp, tehnologia poate spori accesul la noi piețe și clienți prin canale digitale și, mai mult decât atât, poate stimula inovația, care poate permite dezvoltarea noastră de noi servicii, de noi produse, care pot genera, bineînțeles, oportunități și venituri noi în viitor.
Care au fost principalele provocări atunci când ați adoptat noi tehnologii?
Au fost și anumite provocări în ceea ce privește folosirea tehnologiei. Una care îmi vine acum în minte ar fi partea de asigurare a confidențialității clienților, mai ales din perspectiva reglementărilor noului regulament privind protecția datelor, care aș putea spune că a ridicat anumite probleme în ceea ce privește utilizarea și gestionarea tehnologiei.
Un alt aspect ar fi schimbarea comportamentului consumatorilor, pentru că, având atât de multe opțiuni, acest lucru determină oamenii să și caute mereu altceva nou. Și atunci, acest lucru determină companiile să fie mereu în căutare de soluții inovatoare și să se adapteze nevoilor cererii din piață.
Pe de altă parte, alte provocări ar fi protecția împotriva atacurilor cibernetice, despre care deja am discutat, a protejării de drepturilor de autor, a protejării mediului până la urmă pentru că utilizarea tehnologiei necesită accesul la energie și atunci companiile trebuie să identifice tehnologii sustenabile.
Creșterea competiției, pentru că am văzut, tehnologia a permis companiilor să concureze nu numai pe piața locală, ci și pe piețe globale. Și atunci automat și competiția a crescut. Și de ce nu, acest lucru a determinat și creșterea calității serviciilor oferite.
Care este soluția digitală fără care nu puteți trăi în companie?
Aș putea spune că aplicația noastră de management a înregistrărilor este miezul business-ului, fără de care chiar nu am putea trăi. Nu am putea gestiona volumele respective de cutii, pentru că, cu ajutorul aplicației, noi cunoaștem în timp real locația unei cutii, dacă aceasta este în depozit, dacă aceasta a fost trimisă la client pentru consultare sau dacă am extrasul pentru a căuta un document și a-l trimite scanat către client.
Acest lucru ne oferă să avem toată trasabilitatea fluxurilor de lucru pe care noi le desfășurăm și transparența în fața clientului în ceea ce privește factura lunară de exemplu. Acolo regăsim toate procesele verbale care s-au emis în urma efectuării anumitor servicii.