Cosmin Cojocaru,
Partener SCA Zamfirescu Racoți Vasile & Partners
Autor: Cosmin Cojocaru, partener Zamfirescu Racoți Vasile & Partners
Cu foarte mici excepții, întârzierile reprezintă o constantă în proiectele de construcții la nivel intern și internațional. În contextul creșterii complexității proiectelor, atât din perspectiva construcției efective, cât și a mediului în care acestea trebuie realizate (ce presupune interacțiunea cu nenumărate persoane, instituții și entități, fiecare dintre acestea apte de a genera întârzieri) în studiile de specialitate au fost identificate peste 100 de cauze de întârziere ce pot afecta astfel de proiecte.
Cu toate că, la prima vedere, întârzierile par doar o problemă ce ține de timp, ele generează aproape întotdeauna costuri suplimentare care pot afecta eficiența proiectului și pot conduce la dispute nesfârșite.
De obicei, un proiect de construcție poate fi împărțit în trei faze: faza de concepție, faza de proiectare și faza de construire. Majoritatea întârzierilor și respectiv cele care sunt apte să conducă la cele mai multe costuri suplimentare sunt produse în etape de construcție. Întârzierea, în termeni comuni, înseamnă simpla depășire a duratei de finalizare a lucrărilor, agreată prin contract, indiferent de cine sau ce a cauzat-o, dar nu numai această întârziere efectivă este relevantă din perspective costurilor.
Costul întârzierii virtuale
În practică pot exista și întârzieri virtuale, care, în cele din urmă nu conduc la o depășire a termenului de execuție, dar care conduc la costuri adiționale. Spre exemplu, ca urmare a emiterii autorizației de construire cu o întârziere de 2 luni pentru un sector de lucrări, termenul de finalizare a lucrărilor va trebui extins cu această perioadă; beneficiarul solicită antreprenorului să accelereze ritmul lucrărilor după momentul obținerii actului respectiv și urmare a lucrului în ture duble, lucrarea este finalizată la termenul inițial. Însă, ca urmare a accelerării ritmului lucrărilor, antreprenorul suferă costuri suplimentare ce vor trebui suportate, în cele din urmă, de beneficiarul care a instruit accelerarea. Așadar, deși nu există o întârziere efectivă prin raportare la data de finalizare agreată, ci doar una virtuală, va exista cu certitudine un cost asociat chiar și unei astfel de întârzieri virtuale.
Pentru a ține sub control acest cost este necesar ca, anterior luării deciziei de a instrui antreprenorul să accelereze, beneficiarul să solicite o cuantificare cât mai exactă a costului accelerării. Ulterior, instrucțiunea de accelerare ar trebui să vină la pachet și cu un angajament al suportării costurilor cauzate de accelerare, însă exclusiv în limitele cuantificării primite. O instrucțiune transmisă antreprenorului de a accelera în absența unei asemenea analize și modalități de acțiune poate fi de natură să genereze costuri chiar mai mari decât cele care ar fi fost generate în ipoteza prelungirii cu 2 luni a datei de finalizare.
Costul întârzierii reale
În cazul unei simple depășiri a termenului de execuție, categoriile de costuri generate sunt multiple și diferențiate în funcție de partea care le suportă. La acest moment nu discutăm de partea care ar trebui, în final să plătească aceste costuri, în funcție de contribuția ori culpa sa în producerea lor (ori simpla alocare a anumitor riscuri în sarcina sa), ci de partea care le suportă inițial, optica acesteia față de aceste costuri, situațiile generatoare de costuri și unele modalități de evitare a lor sau de diminuare a prejudiciului suportat.
Percepția beneficiarului cu privire la costuri
Din perspectiva beneficiarului, costul imediat este generat de efectele conexe ale întârzierii, care înseamnă că obiectul contractului nu este finalizat. Aceasta poate însemna pierderea de venituri, ca urmare a imposibilității predării bunului către terți cu care s-au încheiat anterior contracte sau chiar prejudicii directe, constând în penalități de întârziere. De exemplu, în cazul unei clădiri de birouri, beneficiarul va pierde chiria pe care ar fi putut să o încaseze în acele luni de întârziere și respectiv va putea fi ținut să plătească penalități chiriașilor pentru nelivrarea la termen a spațiului. În mod similar, întârzierea finalizării unui spital, amână nu doar accesul pacienților la îngrijiri medicale, dar împiedică și beneficiarul să obțină venituri din activitățile realizate în cadrul spitalului.
În cazul beneficiarilor entități publice, efectele pot consta și în afectarea altor activități conexe, nemulțumirea populației vizate de acele lucrări și cel puțin aparent pot induce ideea unei incapacități a gestionării eficiente a fondurilor publice.
Un cost mai puțin evident și care nu este foarte ușor de cuantificat, constă în daune reputaționale cu privire la aptitudinea beneficiarului de a finaliza proiecte de genul celui întârziat. Alte asemenea costuri pot consta în pierderea unor oportunități atât pentru beneficiar cât și pentru toți cei care ar fi trebuit să aibă avantaje în urma finalizării acelui bun. Spre exemplu, în cazul edificării unei autostrăzi, este amânată posibilitatea reducerii timpului de transport într-o anumită zonă ceea ce poate conduce inclusiv la pierderi de investiții realizată în zona cu care acea autostradă face legătura.
Însă, în afară de cele de mai sus, beneficiarul entitate publică se poate confrunta inclusiv cu alte costuri, care pot privi valoarea întregului proiect. Este cazul pierderii finanțării nerambursabile pentru ipoteza nefinalizării proiectului în interiorul termenului prevăzut în contractul de finanțare. În acest caz, beneficiarul va trebui să suporte costul întregii lucrări din bugetul propriu (sau să identifice alte surse de finanțare nerambursabilă, în măsura în care este posibil).
O modalitate simplă de evitare a unor astfel de situații sau cel puțin de mitigare a efectelor evenimentelor ce pot afecta cursul proiectului, este ca toate aceste riscuri să fie aduse la cunoștință încă de la momentul încheierii contractului (sau chiar anterior) împreună cu o cuantificare adecvată. Dincolo de discuțiile legate de cât de mult din aceste costuri poate fi considerat că este acoperit de penalități de întârziere, trebuie avut în vedere că, chiar și în ipoteza în care antreprenorul este vinovat de întârziere, nu poate fi ținut răspunzător de costuri despre care nu a avut cunoștință la momentul încheierii contractului. Așadar, în ipoteza pierderii finanțării nerambursabile, un astfel de cost nu poate fi imputat antreprenorului, chiar dacă întârzierea i se datorează, în cazul în care acesta nu a cunoscut existența finanțării și condițiile de acordare respectiv revocare a acesteia
Perspectiva antreprenorului cu privire la costuri
Antreprenorul este cel care suportă, de obicei, costurile aferente lucrării contractate, urmând ca ele să îi fie rambursate pe măsură ce lucrările sunt realizate. În cadrul acestor sume primite de antreprenor în timpul derulării proiectului sunt (sau ar trebui) incluse toate costurile previzibile la momentul încheierii contractului, la care se adaugă un element de profit. Prin urmare, dacă lucrarea se derulează exact în condițiile contractate, antreprenorul va putea primi exact prețul ofertat, preț care acoperă toate costurile sale și îi permită să obțină și profit.
Prelungirea duratei de execuție dincolo de momentul agreat generează pentru antreprenor o serie de costuri suplimentare. Nu este vorba despre materiale sau forță de muncă suplimentare, pentru că în ipoteza discutată acestea rămân la același volum, fiind însă mai întinsă durata în care ele se realizează. Este vorba în primul rând despre acele costuri indirecte, precum amortizarea echipamentelor, costurile cu personalul neimplicat în lucrări, ce nu poate fi alocat altor proiecte (uneori se poate discuta de costuri suplimentare chiar și cu personalul productiv, dar în alte condiții), costuri cu asigurarea menținerii garanțiilor de bună execuție și a asigurărilor pe o perioadă mai lungă, costuri cu asigurarea unei finanțări, etc.
Acestea sunt costuri ce se înregistrează prin simpla trecere a timpului. În mod normal, la fel ca și costurile directe, aceste costuri indirecte sunt incluse în prețul contractului, însă numai prin raportare la durata de timp agreată. Depășirea aceste durate poate conduce la suportarea unor costuri suplimentare, nu însă întotdeauna, existând situații în care o anumită durată de extensie nu este asociată unui cost suplimentar pentru antreprenor.
Separat de aceste costuri, care sunt ușor vizibile, antreprenorul poate suporta și alte costuri subsidiare, precum cele legate de pierderea unor oportunități sau chiar a unor contracte. Spre exemplu, antreprenorul are încheiat un alt contract, în temeiul căruia, imediat după finalizarea primului proiect trebuie să se mobilizeze pentru al doilea. Imposibilitatea mobilizării în al doilea contract ca urmare a decalării execuției primului, poate conduce la penalități sau chiar reziliere, cu consecințe pecuniare certe pentru antreprenor. În mod normal asemenea costuri ar putea fi solicitate de la antreprenor, însă posibilitatea obținerii lor depinde și de prevederile contractuale. De pildă, condițiile de contract reglementate de H.G. nr. 1/2018 nu permit antreprenorului să recupereze astfel de costuri.
Strict din perspectiva antreprenorului ce suportă aceste costuri, diminuarea lor se transpune în metodele de mitigare luate. Dacă nu ia astfel de măsuri, ar putea chiar să nu le poată recupera de la beneficiar, chiar dacă a existat o întârziere ce putea fi recuperată. Astfel, chiar dacă evenimentul ce a cauzat întârzierile este unul imputabil beneficiarului (sau unul aflat în sfera de risc a acestuia), dacă antreprenorul avea posibilitatea de a limita sau înlătura complet efectele evenimentului dar nu a făcut-o, beneficiarul va putea fi exonerat de răspundere, total sau parțial.
În exemplul de mai sus, referitor la autorizația întârziată cu o anumită perioadă, se poate pune problema dacă antreprenorul putea sau nu să se reorganizeze prin alocarea tuturor forțelor pentru a executa mai întâi sectoarele în care se putea lucra, urmând ca după obținerea autorizației aceste forțe să fie relocate spre sectorul în cauză. Dacă o astfel de măsură era posibilă, atunci se poate aprecia că pasivitatea antreprenorului a contribuit în egală măsură la producerea costurilor suplimentare, cu consecințe în ceea ce privește alocare lor finală.
Din perspectiva beneficiarului, pentru a avea un control asupra acestor costuri (din perspectiva riscului că ar putea să fie ținut să le suporte, dacă îi sunt imputabile), ar trebui să solicite ca fiecare dintre aceste categorii de cheltuieli să fie exact determinate încă de la încheierea contractului. Spre exemplu, multe dintre contracte cuprind o defalcare a prețului contractului în costuri directe, indirecte și profit.
Se poate stabili contractual că, în ipoteza unei întârzieri culpabile beneficiarului, vor putea fi recuperate exact anumite categorii de costuri urmând ca acestea să fie identificate și determinate exact (precum determinarea costului zilnic cu organizarea de șantier, identificarea personalului TESA implicat și a costurilor zilnice generate de acesta, identificarea clară a echipamentelor aflate pe șantier și care stagnează din lipsă de front de lucru și determinarea amortizării aplicabile cu privire la fiecare dintre acestea).
Dacă aceste categorii de costuri nu sunt clar determinate în contract și există dificultăți în a stabili cuantumul lor exact, chiar dacă beneficiarul este culpabil de întârziere, există riscul în a întâmpina probleme în plata lor. Problemele ar putea fi cu atât mai mari, în ipoteza în care acoperirea unor astfel de costuri nu este acoperită de contractul de finanțare, caz în care beneficiarul le va suporta din bugetul propriu. Chiar și în ipoteza în care ar putea fi accesată finanțarea nerambursabilă pentru plata lor, dacă acordul cu privire la plată și plata efectivă nu se produc într-un anumit interval de timp, este posibil ca entitatea finanțatoare să nu le mai ramburseze.
Prin urmare, chiar dacă este vorba despre costurile antreprenorului, beneficiarul trebuie să fie proactiv și să își exercite efectiv drepturile legale de verificare și control a activității acestuia. De pildă, dacă pe șantier sunt 100 de echipamente de un anumit tip, dar pentru finalizarea lucrărilor rămase de executate și care sunt întârziate, sunt necesare numai 10, doar acestea din urmă vor trebui să fie luate în calcul pentru costurile întârzierii.
De asemenea, pentru a diminua efectele, este necesar ca prevederile contractuale ă reglementeze întotdeauna un procent rezonabil de costuri de rezervă care să poată fi accesate exact pentru asemenea situații, dimensiunea lui depinzând de analiza de risc efectuată. Cu cât mai mari sunt riscurile cu atât mai mari ar trebui să fie aceste procente. Dar utilizarea lor ar trebui să fie una strictă, exclusiv dacă sunt îndeplinite condițiile în legătură cu răspunderea și culpa părților implicate.
Concluzii
Întârzierile în proiectele de construcții, fie că sunt reale sau virtuale, generează costuri semnificative care afectează toate părțile implicate – beneficiari și antreprenori deopotrivă. Din perspectiva finanțării, aceste costuri (deseori mai puțin vizibile) pot afecta sustenabilitatea proiectului, veniturile viitoare și chiar reputația părților implicate.
Pentru a minimiza impactul întârzierilor, este esențială o planificare riguroasă, inclusiv o analiză detaliată a riscurilor și costurilor posibile, încă de la începutul proiectului. Antreprenorii trebuie să realizeze o evaluare clară a costurilor pe care le implică proiectul și să implementeze măsuri de mitigare a riscurilor, astfel încât să diminueze pierderile în caz de întârzieri. Pe de altă parte, beneficiarii trebuie să aibă o înțelegere clară a implicațiilor întârzierilor asupra finanțării și să prevadă mecanisme prin care să controleze sau să redistribuie aceste costuri.
În concluzie, succesul unui proiect de construcții nu depinde doar de respectarea termenelor, ci și de capacitatea de a gestiona în mod eficient toate costurile care apar pe parcurs, inclusiv cele ascunse, care pot compromite atât execuția lucrărilor, cât și finanțarea acestora. Astfel, o colaborare strânsă între beneficiari și antreprenori, bazată pe transparență contractuală și anticiparea costurilor, reprezintă cheia pentru evitarea impactului negativ al întârzierilor și oferă previzibilitate asupra costurilor asociate acestora.