Cosmin Cojocaru,
Partener SCA Zamfirescu Racoți Vasile & Partners
Proiectele de lucrări finanțate din fonduri publice, indiferent dacă sunt gestionate de autorități publice sau de entități private, sunt esențiale pentru dezvoltarea infrastructurii și a serviciilor publice. În prezent, pe lângă fondurile europene care pot fi accesate pentru realizarea unor proiecte de lucrări (precum Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul de Coeziune, Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală, Programul Operațional Infrastructură Mare și altele asemenea) există și o serie de instrumente naționale de finanțare precum Planul Național de Redresare și Reziliență, Programul Dezvoltare Durabilă și Programul Național de Investiții ”Anghel Saligny”.
Existența surselor de finanțare constituie însă doar una dintre premisele necesare care pot conduce la realizarea în bune condiții a unui proiect de lucrări. Pentru realizarea, implementarea și finalizarea cu succes a unor astfel de proiecte este necesar un efort continuu și o bună cunoaștere a dinamicii acestora. Gestionarea acestor proiecte presupune o serie de riscuri și provocări care, în lipsa unor abordări adecvate, pot conduce la întârzieri, costuri suplimentare și chiar eșecuri costisitoare.
În acest articol, vom explora unele dintre principalele probleme care afectează în mod recurent proiectele de lucrări, în special cele finanțate public, chiar dacă sunt implementate (și) de entități private și vom discuta câteva idei preliminare cu privire la modul lor de abordare. În general, aceste probleme sunt comune nu doar proiectelor finanțate din fonduri publice (indiferent că sunt derulate de autorități publice sau beneficiari privați) dar și celor realizate și finanțate de entități private și sunt bine-cunoscute de toți actorii implicați.
Ideile prezentate în acest articol nu sunt menite să identifice toate problemele posibile sau să evoce soluții complete, ci doar să ofere o sinteză a unora dintre problemele recurente sau care, prin gravitatea lor, pot produce efecte devastatoare asupra proiectelor, propunând unele puncte de plecare de natură a conduce la o gestionare mai eficientă a proiectelor. În cadrul unor articole următoare voi explora unele probleme punctuale din categoriile analizate în continuare.
- Întârzieri în executarea proiectelor
Întârzierile reprezintă una dintre cele mai întâlnite și problematice situații în proiectele finanțate public, putând cauza inclusiv pierderea fondurilor. Acestea pot fi cauzate de o multitudine de factori, precum prelungirea procesului de licitație și achiziție publică (inclusiv ca urmare a identificării unor erori sau ca urmare a contestațiilor formulate în această etapă), obținerea tardivă a autorizațiilor sau a altor acte necesare pentru inițierea execuției lucrărilor (inclusiv obținerea titlului de proprietate, în cazul proiectelor ce necesită realizarea unor exproprieri, spre exemplu), condițiile meteorologice nefavorabile, problemele cu furnizorii de materiale sau lipsa de personal calificat. Întârzierile nu doar că amână finalizarea proiectului, dar pot duce și la costuri suplimentare și nemulțumiri în rândul beneficiarilor finali.
Posibile remedii: În general, un plan de lucru bine structurat și un management eficient al riscurilor (inclusiv realizarea unei matrice a riscurilor, care să prevadă din start cui aparține răspunderea în cazul apariției unora dintre cele mai întâlnite riscuri) sunt esențiale. Stabilirea unor termene realiste și flexibile, împreună cu proceduri clare de monitorizare și de adaptare la circumstanțe neprevăzute, pot reduce impactul întârzierilor.
Aceste elemente este necesar să fie stabilite în mod clar încă din etape de contractare (și chiar anterior, în etapa pregătirii caietului de sarcini și a principalelor cerințe ce vor trebui respectate de către antreprenorul cu care se va încheia contractul). Includerea în contracte a unor clauze de penalizare pentru întârzieri nejustificate poate descuraja apariția unor decalări de termene și amânarea execuției lucrărilor conform programului stabilit. Spre exemplu, modelul de contract aprobat prin H.G. nr. 1/2018 prevede o combinație de penalități de întârziere pentru nerespectarea termenului final și reținerea unui procent de 10% din valoarea lucrărilor executate într-o anumită lună, în cazul neatingerii punctelor de referință agreate contractual.
Pe de altă parte, este cert că beneficiarul nu se poate baza doar pe existența unor astfel de remedii, dat fiind că scopul său principal nu este penalizarea antreprenorului, ci finalizarea proiectului. În acest sens este necesar ca, prin intermediul unei monitorizări calificate, beneficiarul să observe din timp semnele care anunță potențiale întârzieri și să acționeze constructiv în vederea eliminării lor, inclusiv prin intermediul propunerii unor soluții de remediere și recuperare/evitare a întârzierilor. De un real ajutor în acest sens se poate dovedi aplicarea tehnologiei BIM sau a altor tehnologii similare.
- Depășirea bugetului
Depășirea bugetului este o problemă obișnuită în proiectele de lucrări, care poate avea multiple cauze, precum studii de fezabilitate neactualizate, documentație de atribuire incompletă, modificări intervenite în timpul execuției sau apariția unor situații imprevizibile (modificări legislative, război, pandemie, etc.). Același efect asupra bugetului îl poate avea și apariția unor costuri neprevăzute, cum ar fi fluctuațiile de preț ale materialelor de construcție sau necesitatea de a remedia unele erori din documentația ce a stat la baza încheierii contractului. Toate aceste cauze care pot pune presiune pe bugetul alocat generează efecte în lanț, conducând la afectarea fluxului de numerar necesar pentru derularea în bune condiții a lucrărilor.
Aceste situații pot avea consecințe grave, de natură să afecteze inclusiv continuarea acordării finanțării.
Posibile remedii:
Unul dintre cele mai importante remedii este unul preventiv și ține de pregătirea cât mai atentă a proiectului și a tuturor documentațiilor ce vor fi puse la dispoziția antreprenorului, prin actualizarea constantă a documentației contractuale. Un efect similar pot produce și clauzele de actualizare a prețului, care pot fi redactate astfel încât să acopere o varietate cât mai mare de situații, combinate însă cu prevederea unui buget suplimentar necesar pentru acoperirea cheltuielilor neprevăzute.
- Calitatea deficitară a lucrărilor
Problemele de calitate reprezintă un risc major în orice proiect de lucrări, iar în cazul celor finanțate public, acestea pot avea repercusiuni serioase asupra proiectului, ca urmare a necesității reparațiilor ulterioare și a scăderii duratei de viață a lucrării. Calitatea scăzută poate fi rezultatul utilizării unor materiale neadecvate, al unui management slab al șantierului ori a lipsei de experiență a echipelor implicate.
Posibile remedii:
La fel ca și în cazul celorlalte probleme, remediile adecvate constau, de obicei, într-un mix dintre (i) modul de redactare a clauzelor contractuale și a specificațiilor tehnice și (ii) verificarea respectării ulterioare a acestora.
Astfel, prin intermediul stabilirii unor anumite criterii de selecție se poate ajunge la alegerea furnizorilor potriviți și contractarea unor antreprenori de încredere, cu experiență dovedită, care pot fi de natură să conducă la asigurarea unei calități optime a lucrărilor. Pe de altă parte, impunerea și respectiv implementarea unor standarde stricte de calitate și efectuarea unor inspecții periodice pot preveni apariția problemelor majore din timpul derulării lucrărilor.
În contextul creșterii numărului proiectelor de lucrări nu ar trebui neglijată nici educarea și formarea continuă a personalului implicat în execuție, care pot contribui la atingerea și respectiv menținerea unui nivel ridicat de calitate.
- Lipsa transparenței și a comunicării
Un alt factor care poate compromite succesul unui proiect este lipsa de transparență și comunicare între părțile implicate. Spre exemplu, în cazul în care beneficiarul intră în posesia unei documentații din care rezultă că soluția tehnică proiectată nu este una adecvată întrucât s-a bazat pe studii tehnice care nu mai erau actuale, acesta ar trebui să o aducă imediat la cunoștința antreprenorului, pentru a se diminua costurile generate de informația insuficientă. În caz contrar, beneficiarul, în calitate de creditor care nu a luat măsurile necesare pentru diminuarea prejudiciului, ar putea fi ținut să suporte în integralitate prejudiciul cauzat de schimbarea soluției de proiectare. Situația poate fi similară și în cazul în care soluția propusă prin studiul de fezabilitate se dovedește a fi greșită și imposibil de a fi pusă în practică în forma proiectată fără modificări substanțiale (totuși, în acest caz, problema este ceva mai nuanțată, în funcție de o serie de factori, urmând să fie tratată în detaliu în cadrul unui articol distinct).
O altă problemă poate fi generată de postura contradictorie în care este pus deseori beneficiarul, care, pe de o parte dorește finalizarea proiectului la termen pentru a nu pierde finanțare, dar nu este dispus să aplice remediile contractuale solicitate de antreprenor, cu efecte asupra bugetului.
Posibile remedii:
Crearea unor canale de comunicare clare și eficiente și asigurarea transparenței în toate etapele proiectului sunt esențiale pentru reușita unui proiect de lucrări. În mod similar, organizarea unor întâlniri regulate cu toate părțile interesate, transmiterea regulată a rapoartelor de progres și comunicarea tuturor informațiilor disponibile despre proiect de către toate părțile participante pot contribui evitarea unor probleme și respectiv la diminuarea efectelor acestora.
Concluzie
Proiectele de lucrări, indiferent că sunt finanțate din surse publice sau private sunt unele complexe și se confruntă cu numeroase provocări.
Identificarea timpurie a problemelor, luarea lor în considerare încă de la încheierea contractelor (și chiar anterior, din etapa pregătirii încheierii contractelor) precum și implementarea unor măsuri preventive adecvate pot face diferența între succes și eșec. În mod corelativ, soluționarea problemelor comune descrise mai sus necesită nu doar resurse adecvate (juridice și tehnice), ci și o abordare proactivă și transparentă, care să pună accent pe calitate, responsabilitate și promovarea soluțiilor constructive.
Material susținut de Casa de Avocatura Zamfirescu Racoți Vasile & Partners
Zamfirescu Racoți Vasile & Partners este acreditată ca una dintre cele mai importante societăţi de avocatură din România și oferă de peste 29 de ani servicii de asistenţă juridică atât în sfera litigiilor şi a arbitrajului, cât şi în domeniul avocaturii de business, al insolvenței, al dreptului penal al afacerilor și al consultanței fiscale.
12 Plantelor Street, District 2, Bucharest RO-023974, Romania
Tel: +40 (21) 311 05 17 / +40 (21) 311 05 18
Fax: +40 (21) 311 05 19