DocProcess
Transformarea digitală este un fenomen inevitabil pentru viitorul fiecărei societăți și al fiecărei companii. Economia globală se află într-un proces de dezvoltare accelerată bazată pe tehnologii digitale care trebuie să recupereze handicapul cauzat de criza sanitară. Deși România dispune de resurse importante pentru a fi în avangarda transformării digitale, procesul de implementare a diverselor soluții de digitalizare este unul anevoios și fără o strategie clară.
Conform raportului „Digital Economic and Society Index” (DESI 2020) publicat de Comisia Europeană în luna iunie 2020, țara noastră are un potențial uriaș pentru digitalizare. Raportul DESI evaluează performanța digitală la nivel european și urmărește evoluția statelor membre ale UE cu privire la competitivitatea digitală.
Datele arată că în ceea ce privește unul dintre indicatorii relevanți pentru transformarea digitală și redresarea economică, și anume rețelele de foarte mare capacitate (VHCN) și tehnologia 5G, România stă foarte bine. Mai exact, este foarte avansată în privința gradului de acoperire VHCN și se situează pe locul 14 la nivelul UE în ceea ce privește gradul de pregătire pentru utilizarea rețelelor 5G. Cu toate acestea, raportul evidențiază că suntem este încă în urmă cu competențele digitale și că avem o performanță slabă în ceea ce privește digitalizarea întreprinderilor și a serviciilor publice digitale.
Din perspectiva capitalului uman, România stagnează pe locul 27 din cele 28 de țări ale UE. Raportul mai arată că, deși au fost demarate o serie de proiecte gestionate de Guvern și care au rolul de a îmbunătăți nivelurile competențelor digitale în toată țara, rezultatele obținute până în prezent sunt limitate.
Digitalizarea trebuie să devină pentru România prioritatea zero în ceea ce privește performanța tehnologică și, deci, un proiect de anvergură, deoarece va avea impact semnificativ asupra tuturor celorlalte proiecte mari de dezvoltare. De la instituțiile publice și până la proiectele de infrastructură, sănătate și educație, toate vor avea nevoie să aibă implementate urgent procese digitale. Reprezentanții Guvernului s-au limitat la a declara că factura electronică este prioritatea numărul unu pentru anul 2021 și apoi s-a făcut liniște.
România are nevoie de coordonare la nivel național, într-un grup de lucru în care să fie implicate instituțiile publice, întreprinderi, precum și membri ai societății civile. Rolul acestui grup de lucru ar fi strâns legat de stabilirea unor obiective-cheie și indicatori de performanță bine definiți pe baza discuțiilor și propunerilor realizate în cadrul grupului. Mai mult, pentru a fi un exercițiu eficient, ministerul responsabil de digitalizarea României împreună cu grupul de lucru ar trebui să efectueze evaluări anuale ale progresului realizat pe baza indicatorilor stabiliți. Monitorizarea continuă a indicatorilor, a proiectelor implementate, precum și îmbunătățirea permanentă a acestora pe măsură ce sunt dezvoltate este absolut necesară.
Digitalizarea României trebuie să înceapă cu informarea și educația jucătorilor relevanți în acest sens, care au importanță crucială în acest proces. Raportul DESI 2020 subliniază că România trebuie să depună eforturi coordonate și specifice pentru îmbunătățirea competențelor digitale nu doar în școli, ci și în rândul forței de muncă și al persoanelor vârstnice. De asemenea, e vital ca IMM să fie sprijinite să înțeleagă relevanța și beneficiile adoptării tehnologiilor digitale.
În ceea ce privește integrarea tehnologiei digitale, care include adoptarea de acest tip de întreprinderi locale a soluțiilor digitale, România ocupă penultimul loc. Potrivit raportului, doar 23% dintre companiile românești transmit informații prin canale electronice, comparativ cu 34% – media din UE.
La nivelul administrațiilor publice, un bun exemplu este digitalizarea activității autorității fiscale. Introducerea controlului facturilor electronice prin utilizarea modelului clearance ar fi un prim pas important pentru România, care nu mai suportă amânare.
Conform unui raport din 2019 privind deficitul de TVA publicat de Comisia Europeană, în 2017, în România s-au pierdut peste șase miliarde de euro din contribuțiile TVA necolectate. Deficitul înregistrat de România a fost cel mai mare la nivelul UE, 35,5%.
În momentul de față, România folosește modelul post-audit, adică se fac controale pe baze statistice sau în urma unei sesizări, după ce tranzacțiile au avut loc. Modelul clearance prevede controale înainte de terminarea tranzacțiilor sau în timpul desfășurării lor, practic în timp real. Introducerea acestui model necesită generalizarea obligatorie a facturilor electronice. Aplicarea corectă a modelului clearance poate reduce deficitul de colectare cu 50-60%. Spre exemplu, Italia a introdus la începutul anului 2019 controlul conform acestui model, prin intermediul căruia Guvernul verifica fiecare factură emisă de companii. În cadrul noului sistem, facturile trebuie transmise în format electronic unic la un hub online de impozitare – SDI (sistema di interscambio). Autoritățile verifică dacă factura este corectă și, după aprobare, aceasta este transmisă mai departe destinatarului. În Italia, trimiterea facturilor de TVA direct clienților este acum ilegală, deci fiecare factură trebuie să treacă prin platforma SDI. Sistemul oferă autorităților fiscale posibilitatea de a verifica fiecare tranzacție în parte și nu doar datele agregate. Inspectorii fiscali pot compara, de asemenea, datele contrapartidelor, pentru a se asigura că tranzacțiile se potrivesc. Erorile și „reducerile” fiscale inexplicabile sunt astfel identificate imediat.
În Franța, facturile electronice sunt deja obligatorii pentru achizițiile publice și conform unei legi adoptate în 2020, acestea vor deveni obligatorii și între companii, eșalonat, începând cu 2023. Acest fapt va permite introducerea modelului de control clearance, dar mai suplu decât cel italian. Acest model, denumit clearance de tip Y, permite companiilor să folosească propriul format de factură electronică. Acestea vor transmite facturile operatorilor de servicii privați certificați, care vor extrage informațiile fiscale și le vor transmite către platforma Chorus a autorității fiscale. Acest mecanism este considerat mult mai suplu, rezistent la eventuale pene ale sistemului public și mai ieftin.
În România, majoritatea companiilor continuă să proceseze facturile manual, cu multe industrii care încă mai folosesc facturi pe suport de hârtie în corespondența cu clienții. Este un proces ineficient și costisitor, mai ales în cazul companiilor care emit sau prelucrează un număr mare de facturi. Studiile arată că procesarea facturilor pe hârtie determină, în general, întârzieri semnificative la plată.
Un avantaj suplimentar al digitalizării unui sistem fiscal este legat de faptul că informațiile despre TVA sunt raportate în timp real, statisticile macroeconomice naționale sunt mult mai exacte, punând astfel capăt așteptării de luni de zile pentru corectarea datelor PIB trimestriale.
Un proiect mai amplu de digitalizare, dar care ar simplifica și eficientiza desfășurarea activităților, în general, este implementarea universală a identității electronice, un act de identitate electronic recunoscut de autoritățile publice. Prin intermediul unui astfel de document electronic, ar putea fi simplificate și eficientizate toate procedurile administrative și implicit ar putea ameliora sau diversifica serviciile publice către cetățeni.
Țara adesea dată ca exemplu la acest capitol este Estonia, unde, conform datelor oficiale, 98% dintre cetățeni dețin un act de identitate electronic și 67% dintre aceștia îl folosesc cu regularitate. Desigur, deși modelul din Estonia este un deziderat, trebuie avut în vedere că România are o populație de peste 19 milioane de locuitori, față de puțin peste un milion de locuitori cât are Estonia. Un astfel de proiect trebuie planificat pe termen lung.
Pe termen scurt însă, ar trebui și ar putea fi implementate o serie de măsuri vitale, precum facilitarea accesului IMM la bazele de date publice. Numai asta ar simplifica procesele din cadrul companiilor prin accesul ușor și rapid pe care acestea l-ar avea la datele esențiale. Totodată, ar crește eficiența lor prin faptul că acestea ar avea mai mult timp și resurse să se concentreze pe dezvoltarea afacerii. De asemenea, sprijinirea companiilor mici și mijlocii în implementarea digitizării este o altă măsură necesară pe termen scurt, deoarece transformarea documentelor analogice în format digital este, de cele mai multe ori, pasul natural către digitalizare.
Noi suntem una dintre întreprinderile românești care susținem companiile să își eficientizeze și automatizeze procesele de business. În ceea ce privește activitatea noastră, de exemplu, în anul 2020 am observat o creștere de 33% a numărului de documente procesate digital față de 2019. Companiile din România au înțeles că aveau nevoie de schimbare și că fără transformare digitală nu mai pot ține pasul cu noua dinamică de desfășurare a activităților. Însă chiar dacă implementăm complet transformarea digitală într-o companie mare, “nod” – cum îi spunem în industrie, care determină digitalizarea tuturor companiilor din rețeaua în care lucrează, tot e insuficient pentru ca țara noastră să-și ia avântul necesar pentru a se alinia proceselor globale.
În concluzie, Ministerul Digitalizării ar trebui să implementeze o strategie națională în domeniul digitalizării și care să aibă în vedere cel puțin trei mari inițiative:
- digitalizarea sistemului fiscal prin care s-ar obține fonduri suficiente pentru amorsarea și susținerea următoarelor inițiative în cadrul strategiei digitale
- educația digitală, un element esențial pentru ca transformarea digitală să aibă loc și pentru conservarea egalității de șanse a cetățenilor în această nouă lume
- implementarea unui act de identitate electronic pentru cetățenii României ca facilitator în crearea și dezvoltarea de servicii publice moderne și eficiente.
Realizarea acestei ultime inițiative ar conduce la crearea un ecosistem digital care integrează interacțiunile dintre administrațiile publice, precum și relaționarea acestora cu întreprinderile și cetățenii.
Cu un plan, o viziune și o strategie pe termen lung, digitalizarea poate să ne furnizeze mijloace pentru o viață mai bună.
Liviu Apolozan este fondator, Preşedinte al Consiliului de Administraţie şi VP of Strategy al DocProcess, furnizor de servicii şi soluţii de susţinere a transformării digitale. Între 1990 şi 2005, Liviu a acumulat experienţă în industria IT lucrând pentru companii globale în Franţa, ulterior s-a întors în România pentru a pune bazele DocProcess. Începând cu servicii de consultanţă, după 8 ani, Liviu a transformat DocProcess în producător de software în zona automatizării de procese de business şi de documente.